Comité Oversight

Le comité Oversight (COS) est un comité permanent du CCM. Son rôle est d’assister le CCM dans la réalisation du suivi stratégique des subventions sida et tuberculose financées par le Fonds mondial ainsi que leur mise en œuvre.
– Ce comité est constitué de 9 membres.
– Toutes les composantes sida et tuberculose des subventions financées par le FM doivent être représentées par au moins un membre.
– L’appartenance à ce comité en tant que membre se fera sur la base de la compétence, du respect de la politique de conflits d’intérêt et du bénévolat.
– Les membres élisent parmi eux un/une président(e) du comité.
– Les représentants des personnes vivants avec les maladies et/les populations à risques doivent avoir au moins 1 siège dans ce comité.
Les Récipiendaires Principaux et les Sous Récipiendaires ne pourront pas être membres du Comité Oversight afin d’éviter tout conflit d’intérêts.
Missions et objectifs du comité Oversight
Le comité Oversight (COS) doit atteindre les objectifs suivants :
– Assurer la mise en œuvre de la fonction de suivi stratégique du CCM, l’une des quatre fonctions principales d’une instance de coordination nationale (ou CCM).
– Assurer le développement, les mises à jour régulières, la mise en œuvre d’un plan de suivi stratégique, ainsi que du plan de travail et du calendrier correspondants.
– Analyser les problèmes et les goulots d’étranglement dans la mise en œuvre de la subvention et fournir des recommandations pour les prises de décisions éclairées par le CCM.
– Promouvoir l’efficacité du suivi stratégique par l’utilisation appropriée du temps et des ressources disponibles.
Le suivi stratégique (ou oversight) des subventions exige du CCM l’évaluation de l’administration, la gestion des projets ainsi que leurs résultats programmatiques et financiers. Ce comité est tenu d’assister le CCM dans la réalisation de cette mission.

Fonctionnement du comité Oversight
– Le comité élit un(e) Président(e) dans le rôle est d’animer les réunions du COS et de porter au bureau les sujets couverts par ce comité.
– Le Comité Oversight désigne un rapporteur parmi ses membres
– Le Directeur Exécutif du CCM participe aux travaux de ce comité.
– Le comité Oversight désigne un responsable sur le tableau de bord parmi ses membres.
– Le comité invitera à ses réunions toute personne ressource qu’il jugera utile.
– Le comité Oversight pourra faire appel à des consultants au besoin.
– Le COS invite les RP pour demander des clarifications mais délibère en son absence.
– Les membres du COS sont soumis à la politique de gestion des conflits d’intérêt qui doit être examinée avant toute réunion.
– Deux membres du comité Oversight font partie du comité ad hoc chargé de l’élaboration des propositions au Fonds Mondial afin d’assurer le suivi de la mise en œuvre de la subvention. L’un de ces deux membres doit avoir les compétences en gestion financière et budgétaire.

Organisation interne du comité Oversight

– La périodicité des réunions ordinaires est trimestrielle ; En cas de besoin, le/la président(e) du CCM ou le/la président(e) du comité Oversight pourront provoquer une réunion supplémentaire.
– Les réunions du COS sont réservées aux membres. Peuvent assister à la réunion les personnes ressources et consultants invités. D’autres personnes peuvent également y assister sur invitation.
– Suite à l’absence d’un membre du comité pendant deux réunions consécutives, le CCM procède à de nouvelles élections, au cours de l’assemblée suivante, en vue de son remplacement pour un nouveau mandat de 3 ans renouvelable.
Durée du mandat du comité oversight
– Les membres du Comité Oversight sont élus par le CCM pour une durée de 3 ans renouvelable conformément au règlement intérieur.
– Le mandat d’un membre du comité de suivi stratégique se termine dans les cas suivants :
• Un conflit d’intérêts permanent existe
• Une demande de démission a été déposée par un membre et le CCM l’a approuvée
• Des mauvaises performances au sein du comité de suivi stratégique tel que déterminé par le CCM ont été constatées