Comité chargé de la communication

1. contexte:

Afin de mieux répondre aux exigences du Fonds mondial notamment en matière de suivi stratégique des subventions, l’actuel CCM Tunisie réformé a mis en place un bureau qui agit en tant que conseil d’administration du CCM ainsi que trois comités techniques à savoir le comité d’élaboration des propositions et de mobilisation des ressources, le comité d’oversight et le comité de gestion des conflits d’intérêt. Un comité de communication vient d’être proposé par le CCM (réunion du 31 mai 2012) afin d’assurer une meilleure transparence et une plus grande fluidité de l’information. Ce comité veillera à la qualité de l’information et l’image du CCM Tunisie aussi bien à l’échelle nationale qu’internationale.

2. Définitions :

Membre : Personne sélectionnée par le CCM pour participer de façon régulière aux travaux du comité. Soumise à une obligation de présence régulière et ayant un droit de vote dans les décisions qui le nécessitent.

Personne-ressource : Personne reconnue pour sa compétence dans le domaine de communication et invitée par le comité pour donner bénévolement son avis technique dans une ou plusieurs réunions du comité. Non soumise à une obligation de présence régulière et n’a pas de droit de vote dans les réunions.

Consultant : personne identifiée par le comité après un processus de sélection transparent afin de réaliser un travail défini dans des termes de références préétablis et rémunérée sur la base d’une offre préalablement jugée comme compétitive. L’appel à un consultant se fait lorsque la charge de travail demandée ou les qualifications nécessaires pour le réaliser ne sont pas disponibles chez les membres ou les personnes ressources.

3. Objectifs et attributions DU COMITE :

A. Objectifs:

Améliorer la circulation de l’information interne du CCM
Promouvoir l’image externe du CCM auprès des partenaires et du grand public.
B. Attributions:

Identifier et proposer des mécanismes de coordination pour les activités du CCM dans le domaine du plaidoyer et de la communication.
Définir les orientations et les priorités en matière de communication interne et externe.
Veiller à la mise en œuvre et au suivi et évaluation de la stratégie de communication (interne et externe).
Elaborer un plan de travail annuel en plaidoyer et communication du CCM.L’exécution de ce plan sera organisée trimestriellement.
Assurer le suivi de l’Implémentation des outils de communication et veiller à la circulation de l’information au sein du CCM et avec les différents partenaires et sous partenaires (Fonds mondial, Médias, BP, SBP, Grand Public, secteur privé…).
4. Composition du comité :

La participation aux travaux de ce comité en tant que membre se fera sur la base de la compétence, du respect de la politique de conflit d’intérêt et du bénévolat.

Le Comité est constitué de 5 membres (dont 3 sont du CCM) sélectionnés par le CCM.

Dans la mesure du possible, les profils des membres du Comité de communication doivent être complémentaires et couvrir particulièrement les domaines suivants :

La Santé Publique,
Le journalisme et la communication,
L’informatique,
La société civile,
La gestion et la Planification/Suivi-Evaluation,
Le président du comité est désigné par le CCM.

Le Comité désigne un rapporteur parmi ses membres.

Le comité invitera à ses réunions toute personne ressource qu’il jugera utile

Le comité de communication pourra faire appel à des consultants au besoin.

5. Durée du mandat

Les membres du Comité de communication sont sélectionnés par le CCM pour une durée de 3 ans renouvelables conformément au manuel de procédures et au règlement intérieur ou autre document-cadre.

6 Fonctionnement

A. Périodicité des réunions

La périodicité des réunions ordinaires est trimestrielle;
Le chronogramme des réunions trimestrielles est précisé dans le Plan de travail annuel du comité. Un rapport d’activité sera soumis au CCM.
En cas de besoin, le président du CCM ou le Président du comité de communication peut convoquer une réunion extraordinaire ou des ateliers de travail.
B. Logistique

La logistique des réunions sera assurée par le Secrétariat technique en rapport avec le CCM conformément au manuel des procédures.
Un budget provenant du budget de fonctionnement du CCM sera consacré au financement des activités de ce comité.
A la demande du Président du comité, et l’appui du Directeur Exécutif, le Secrétariat technique du CCM fournira l’assistance logistique nécessaire afin de réaliser les activités du comité dans les meilleures conditions (locaux pour les réunions, équipements informatique et bureautique, facilités de déplacement si nécessaire, saisie et tirage de documents…).